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網上流傳這么一則案例，深圳市一家創業公司被稅務機關要求整改了，根本原因竟是公司采購辦公室用品時由個人使用個人的賬戶付款，之后再找公司報銷，在被稅局稽查時，被認為此過程的處理方法不合規。這確實讓人不解，職工替公司花了錢，按著如數報銷，甚至還牽扯這么大的問題，原委還得從以下檢查案例來追溯。
原文中是這么說的，在檢查中，稽查員發現該企業業務員既有來自該企業，也有來自廣州母公司。在工資薪金發放及個稅代扣代繳時兩家公司混雜在一起，經調查發現該企業部分職工既未在本公司也未在廣州母公司代扣代繳個人所得稅。在檢查中，稽查員發現該企業有向個人賬戶轉款打錢的情形，詢問后得知因為企業規模小，所以在辦公用品采購是由個人使用私人賬戶購買，然后由個人報銷，公司再將款項支付給個人，經過對銀行資料對比證明了企業上述說法屬實，但是該做法既不合規，也帶來了涉稅風險，稽查員已要求企業及時整改。
企業被稅局要求整改，主要被判定為企業未按規定代扣代繳個稅，而進一步分析來看，該企業平時日常賬務管理就混亂，加上辦公室用品報銷的涉及金額不小，頻次也不低，實在有違常理，就很有可能存在職工找票報銷抵工資、福利等逃避個稅的行為，看來個人墊資辦公室用品再報銷的確風險重重。如果是真實業務發生，但在什么情況下的個人墊資再報銷不會被稅局質疑業務的真實性，納入不合規行為，其實該檢查案例已經給出了個答案：個人墊資費用不宜過大，對外采購人員不宜過多，報銷期限不宜過長。
喜報銷利用數字化賦能，規范并合理化了財務的管理流程，增強了企業財務管理的監管和服務能力，實現系統對費用使用、核銷要求的統一智能化管理。針對深圳市這家創業公司的血淚教訓，喜報銷結合自身在做報銷費控方面十幾年的經驗與沉淀，能有效規避掉辦公室用品等報銷背后的涉稅風險：
·以預算為主線，來控制相關費用的報銷
?。?）使辦公費預算從業務發生時，通過預算與實際申請費用的對比驗證就能及時得到控制，建立全程預警的預算控制模式，做到無預算不開支，有預算不超支，合理控制費用的支出，降低未來可能存在的財稅風險，并且各部門能夠及時清楚預算情況，增進財務部門與業務部門之間的財務信息交流。
（2）報銷憑發票、發票清單、采購申請、入庫單等原始憑證作為依據；如涉及大額采購需要關聯合同以及通過對公流程來進行管理。
?。?）完善內部流程控制，設定專人采購、專人審核，將辦公費用管理制度固化在流程里，通過內部的預設流程，使辦公費等報銷事項按照正規的流程進行流轉和自動化檢查。
?。?）超出業務發生日期的費用應通過相關政策來進行檢查和控制。的確，如果一家公司經常給報銷時間比較早期的費用，一是不利于內部管理，二是會讓稅局質疑費用的真實性，是不是找票報銷的？喜報銷自帶發票期限校驗規則，可自定義過期發票的認定期限及報銷限制，避免未來涉及不必要的財稅風險。
很多創業公司的業務尚處于研發階段，日常管理賬務比較混亂，甚至出現用職工個人賬戶來購買公司辦公用品等情況。雖然此次案件未查明有利用個人賬戶進行涉稅違法行為，但是存在很大涉稅風險，不利于公司長遠發展，因此，公司即使在起步階段也要重視財務規范管理，防范涉稅風險。喜報銷有著十幾年的經驗和沉淀，從預算管理、報銷，原始憑證、采購管理、支付、報表分析各個維度進行全面稅務風險控制，避免企業在某一個環節出錯，真正實現財務報銷全面規范的管理。
